Muchos gerentes han tenido la desafortunada experiencia de enviar un correo electrónico importante solo para que una parte importante de los empleados no lo lea. Es increíblemente desafiante brindar comunicaciones internas efectivas para los empleados, especialmente cuando la organización tiene múltiples ubicaciones. El Departamento de Servicios de Manutención de Niños del Condado de San Bernardino, por ejemplo, tuvo problemas para hacer llegar toda su información a los empleados de manera eficaz.

“El departamento necesitaba un medio para difundir una variedad de contenido informativo a los empleados en múltiples localidades físicas de una manera que fuera fácil de administrar y fácil para que los empleados vean e ingieran la información”, Timoney Stewart, analista de sistemas, Child Support Services, dijo en un correo electrónico. “Cuando se enviaba esta información por correo electrónico, a menudo no se leía y los empleados eran menos conscientes de lo que sucedía dentro del departamento”. Para abordar este problema, el departamento recurrió a la señalización digital, en particular a la solución en la nube de Carousel Digital Signage. “La señalización digital evita la fatiga del correo electrónico y Sharepoint al simplificar la presentación, lo que requiere menos esfuerzo por parte del personal para asimilar la información”, dijo Stewart. “Con pantallas cuidadosamente colocadas alrededor de los espacios de oficina, es más probable que los empleados se vean obligados a leerlas”.

El departamento utilizó esta plataforma para mantener al personal actualizado sobre eventos, programas e información comercial actuales, dijo Stewart. Como plataforma basada en la nube, la solución puede ofrecer actualizaciones más fluidas y los usuarios pueden acceder a la red desde cualquier ubicación o dispositivo, dijo Amber Ward, directora creativa de Carousel, en un correo electrónico. Además de esta característica principal, la solución también viene con herramientas de administración de usuarios para que los administradores tengan control sobre qué contenido publica y cuándo. “Creemos que cuanta más gente pueda contribuir con contenido a un sistema de señalización digital, mejor”, dijo Ward. “Por eso la administración de usuarios es tan importante. Configure un rol para un usuario y defina qué permisos tiene ese usuario. El flujo de trabajo de aprobación de Carousel mantendrá el contenido creado por los usuarios hasta que un administrador lo apruebe para que nada salga por la puerta inesperadamente”.

Con el fin de aprovechar con éxito un sistema de señalización digital para los empleados, Stewart recomendó que las empresas identificaran un conjunto de necesidades que cumplirían. Además, también dijo que debe tener contenido de alta calidad que sus empleados quieran ver, así como considerar cuidadosamente la ubicación de la pantalla. “Asegúrese de que las ubicaciones de sus pantallas estén bien pensadas. Elija ubicaciones con mucho tráfico, así como ubicaciones donde el personal tiende a permanecer por períodos de tiempo más largos, como salas de descanso o grandes áreas de oficinas abiertas”, dijo Stewart. Ward recomendó que las organizaciones eligieran una plataforma de señalización digital para usar en todos los departamentos y que le dieran a cada individuo “derechos y control sobre la mensajería”. Por ejemplo, con los servicios gubernamentales, dijo Ward, “los tribunales, los parques y la recreación, los servicios humanos y el ayuntamiento se pueden administrar todos juntos, proporcionando una comunicación fluida en todos los ámbitos”. Para garantizar que la señalización digital sea eficaz, las organizaciones deberán utilizarla para celebrar a los empleados, no solo para difundir información.

“Los usuarios pueden mostrar de forma fácil y clara las colas de espera, la información de seguridad y los logros de los empleados que mantienen informados tanto a los empleados como a los clientes. La señalización digital también puede crear un sentido de comunidad, ya que une a las personas y las mantiene conectadas como sociedad”, Ward dicho.